Rechtsanspruch auf ein Zeugnis haben Arbeitnehmer und freie Mitarbeiter. Voraussetzung ist ein dauerhaftes Arbeitsverhältnis, damit der Beurteilende genug Zeit hat, um die fachlichen und persönlichen Qualitäten des Arbeitnehmers zu erkennen.
Aussteller des Zeugnisses ist der Arbeitgeber, stellvertretend kann aber auch ein Vorgesetzter des Arbeitnehmers die Beurteilung übernehmen. Wichtig ist dabei, dass der Beurteilende weisungsbefugt, also deutlich ranghöher ist. Im Zeugnis wird der „Dienstgrad“ des Beurteilenden vermerkt.
Externe Personen dürfen keine Zeugnisse ausstellen. Wenn ein Insolvenzverwalter einen Arbeitnehmer weiterbeschäftigt, so muss er ein Zeugnis ausstellen.
Beim Todesfall eines Firmeninhabers wird die Pflicht, ein Zeugnis zu erstellen vererbt. Der Erbe muss anhand der Aufzeichnungen ein Zeugnis erstellen.
Der Anspruch auf ein Zeugnis beginnt dann mit der Kündigungsfrist. Rechtlich entsteht der Anspruch auf ein Zeugnis eigentlich mit dem offiziellen Ende des Arbeitsverhältnisses, also am letzten Arbeitstag. Üblicherweise kann der Arbeitnehmer sein Zeugnis aber schon vorher mit seiner ordentlichen Kündigung beantragen. So kann er sich beispielsweise mit dem Zeugnis schon auf einen neuen Arbeitsplatz bewerben, denn dem Arbeitnehmer soll die Bewerbung bei anderen Arbeitgebern erleichtert werden.
Der Arbeitnehmer hat sein Zeugnis beim Arbeitgeber abzuholen. Ist das Zeugnis bis zum Ende des Arbeitsverhältnisses noch nicht fertig, so muss es der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer zuschicken. Die Kosten muss der Arbeitgeber übernehmen.
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